Spoznajte Miralis AI a ich Screep, ktorý stráži rozsah IT zákaziek
Máte predstavu, koľko práce urobia IT firmy pre svojich klientov bez toho, aby ju niekedy vyfakturovali? Podľa prepočtu tímu Miralis AI prichádzajú IT dodávatelia v Európskej únii na práci nad rámec zmluvy približne o 30 miliárd eur ročne.
Za časťou problému je množstvo dokumentácie, ktorá sa počas životného cyklu zákazky postupne nahromadí v zmluvách a ich prílohách, projektových špecifikáciách, SLA, požiadavkách na zmeny, zápisoch z rokovaní či e-mailoch. Jednotlivé dokumenty sa pritom navzájom dopĺňajú, menia rozsah pôvodných dohôd a neraz si aj odporujú.
Filip Zimmermann a jeho tím Miralis AI sa rozhodli, že táto hŕba dokumentov nemusí byť pre projektových manažérov strašiakom. Vyvinuli Screep, ktorý dokumentáciu spracuje a pri každej požiadavke klienta posúdi, či ide o prácu v dohodnutom rozsahu, alebo o prácu navyše. Na tento smer ich priviedol mentoring v programe UpSteer spoločnosti Asseco Central Europe. Znamenalo to však opustiť pôvodný projekt, ktorému Filip stále veril.
Pôvodnému projektu stále veril
Tím pôvodne pracoval na zmluvnom štúdiu pre právnikov. Filip v ňom stále videl potenciál, no uvedomoval si aj silnú konkurenciu a rozdiel medzi možnosťami vlastného tímu a kapacitami etablovaných hráčov.
Smer im pomohol nájsť mentor Vladimír Dzurilla. Upozornil ich, že s nekontrolovaným rozširovaním zákaziek, ktoré sa v odvetví nazýva scope creep, zápasí takmer každá softvérová firma. Najviac ho pocítia projektoví manažéri, ktorí musia o požiadavkách klientov rozhodovať za pochodu.
„Když jsme si spočítali, kolik to firmy stojí, nejdřív jsme tomu nechtěli věřit. A přitom to nikdo pořádně neřeší, protože na to potřebujete zároveň rozumět smlouvám a umět postavit technologii, která je zvládne číst ve velkém. To je přesně kombinace, kterou jsme si vybudovali na smluvním studiu,“ hovorí Filip.
Za pôvodným projektom však boli desiatky až stovky hodín práce. Rozhodnutie zmeniť smer malo preto aj osobnú váhu.
„Vzdát se něčeho, o čem si myslíme, že má potenciál, je hodně emocionální. Člověk do toho investuje noci,“ hovorí Filip. „Je to jako s partnerem, když ho musíš opustit, protože víš, že z dlouhodobého hlediska to nemá smysl.“
Nový smer potreboval predstaviť aj kolegom. Vysvetlil im, aký problém by mohli riešiť a prečo mu tento nápad dáva zmysel. Napokon sa spoločne rozhodli zamerať na projektových manažérov v technologických firmách.
Súčasť dohody alebo práca navyše?
Projektový manažér vedie tím, komunikuje s klientom a sleduje priebeh zákazky. Pri novej požiadavke potrebuje vedieť, či ju pokrýva pôvodná zmluva. Od toho sa odvíja aj rozhovor o ďalšej práci, cene a termíne.
Filip vysvetľuje fungovanie aplikácie na príklade klientovho e-mailu. Manažér do nej vloží požiadavku a nástroj ju porovná so zmluvou. Pripraví posúdenie, vysvetlí, z čoho vychádza a odkáže na príslušné ustanovenia.
Avšak zmena nemusí znamenať len viac práce. Rozsah zákazky sa môže aj zúžiť. V oboch prípadoch manažér potrebuje rozumieť tomu, čo zmena znamená pre rozpočet a termín dodania.
Aplikácia mu pripraví podklady na ďalší postup. Ak potrebuje zapojiť právny tím, môže s ním už preberať konkrétnu požiadavku a súvisiace časti zmluvy.
Aby zmluve porozumeli aj „neprávnici“
„Právo je nástroj, který byl vyhrazen pro právniky,“ pomenúva Filip východisko svojho uvažovania.
Chce, aby informácie zo zmlúv vedeli využiť aj ľudia, ktorí právo neštudovali. A práve v tom videl príležitosť pre umelú inteligenciu.
Zmluva je pre projektového manažéra zdrojom dôležitých informácií počas celej zákazky. Určuje termíny, povinnosti jednotlivých strán, kontaktné osoby aj požiadavky na dodávaný softvér. Aplikácia mu umožní tieto informácie jednoducho vyhľadať vždy, keď ich potrebuje.
Filip počas rozhovoru krátko predviedol aplikáciu. V tom čase ešte tím pracoval na spracovaní objemnejších zmlúv a do budúcna zvažoval aj prepojenie s nástrojmi na riadenie projektov, aby manažéri mohli získané informácie jednoduchšie využiť pri plánovaní práce.
Tím, ktorý baví hľadať riešenia
Za Miralis AI stoja Filip Zimmermann, Radim Dohnal, Martin Glos a Ondřej Koňařík. Spájajú právne, technologické, produktové a ekonomické skúsenosti potrebné na ďalší vývoj Screepu.
Tím medzičasom svoj nový smer ďalej rozvinul. Screep dnes projektovému manažérovi nepomáha len zorientovať sa v zmluve. Po vložení požiadavky klienta ju porovná so zmluvou a jej prílohami, vyhodnotí, či ide o prácu v dohodnutom rozsahu alebo o nadprácu a pripraví podklady pre ďalší postup.
Na otázku, na čo je najviac hrdý, Filip odpovedá: „Máme výbornou kulturu v týmu. Podnikání je o tom pracovat s těmi lidmi, se kterými si to můžeme užít.“
Spája ich chuť riešiť problémy a hľadať tvorivé aj technické odpovede. Do spoločnej práce podľa Filipa patrí aj humor
„Dát do toho i srandu. A o tom je ten život.“
Pri zmene smerovania záležalo na tom, aby novému nápadu verili všetci. Práve oni mu totiž mali venovať ďalší čas a energiu.
Mať sa na koho obrátiť
V UpSteer Filip oceňuje mentoring a rozhovory s ďalšími zakladateľmi. Význam programu vníma cez schopnosti, ktoré si ľudia budujú, ale aj cez podporu v náročných chvíľach.
„Je veliká škoda, že se do UpSteeru dokáže dostat tak malý počet lidí,“ hovorí.
Prial by si, aby k podobnému rozvoju malo prístup viac startupov. Pri budovaní startupu totiž podľa neho prichádzajú problémy, ktoré môže byť ťažké zvládnuť osamote. Pomáha im, že sa s otázkami môžu obrátiť na skúsených lídrov.
Silným momentom programu bol pre tím aj VIP mentoring s Jozefom Kleinom, ktorý im okrem spätnej väzby otvoril dvere k ľuďom v Asseco. S nimi môžu ďalej testovať svoju tézu, dizajn produktu aj jeho smerovanie.
„Upřímně, asi nejlepší hodina za celý poslední rok. Bylo to místy tvrdé, ale právě to člověka dokáže posunout. Pan Klein nám navíc pomohl propojit se s lidmi v Asseco, se kterými můžeme náš projekt dál testovat. Myslím, že nám to jako týmu dodalo přesně tu energii, kterou jsme potřebovali.“
Pre tím Miralis AI tak mal UpSteer konkrétny výsledok. Tím vďaka nemu našiel nové využitie svojej technológie a získal ľudí, s ktorými môže nový smer ďalej overovať. Z pôvodného nástroja pre právnikov sa postupne stal Screep – produkt, ktorý projektovým manažérom pomáha strážiť rozsah zákazky a rozoznať, kedy sa požiadavka klienta mení na prácu navyše.
UpSteer – Helping you shape the future